Cara membuat catatan rapat yang baik: panduan praktis

Seorang klien pernah mengirimkan catatan dari rapat komite pengarah selama tiga jam. Sebelas halaman, diketik langsung, hampir kata demi kata. Dia meminta saya menemukan keputusan di dalamnya. Saya membaca dua kali dan menemukan dua keputusan, keduanya tersembunyi di tengah pertukaran panjang tentang kontrak venue. Dia telah menangkap segalanya dan tidak menyimpan apa pun. Jika Anda ingin tahu cara membuat catatan rapat yang baik, mulai dari kegagalan itu: tujuannya bukan merekam rapat, melainkan menyimpan apa yang akan Anda butuhkan nanti.

Catatan rapat gagal karena alasan sederhana. Orang-orang menulis apa yang sedang dibicarakan padahal mereka seharusnya menulis apa yang berubah. Sebuah rapat menghasilkan sejumlah kecil peristiwa yang penting: sebuah keputusan dibuat, sebuah pertanyaan dibiarkan terbuka, seseorang berkomitmen pada sesuatu, atau sebuah fakta muncul yang bertentangan dengan apa yang Anda percayai saat memasuki ruangan. Segalanya yang lain adalah percakapan, dan percakapan sudah hilang saat diucapkan.

Kegagalan kedua adalah waktu. Catatan yang diambil di ruangan adalah bahan mentah. Tidak ada orang yang dapat membaca bahan mentah tiga minggu kemudian dan merekonstruksi rapat, termasuk orang yang menulisnya. Catatan hanya menjadi berguna setelah seseorang menyortirnya, dan penyortiran jarang terjadi kecuali dijadwalkan.

Kegagalan ketiga adalah mencampur audiens. Catatan kerja pribadi Anda dan risalah yang Anda edarkan kepada orang lain adalah dokumen yang berbeda. Risalah merekam hasil yang disepakati sehingga kelompok dapat bertindak atas dasar itu. Catatan pribadi Anda menjawab pertanyaan yang lebih sempit: apa yang saya, secara pribadi, perlu diingat, kejar, atau tantang? Pisahkan keduanya dan keduanya akan lebih baik.

Tangkap empat hal, dan biarkan sisanya hilang

Aturan kerja yang saya berikan kepada klien adalah empat keranjang. Keputusan, pertanyaan terbuka, komitmen, kejutan. Itulah seluruh sistem, dan cocok di satu halaman untuk rapat berapa pun lama.

Sebuah keputusan adalah apa pun yang diperlakukan kelompok sebagai selesai, bahkan jika tidak ada yang mengucapkan kata itu. Tuliskan sebagai kalimat yang dapat dipahami orang asing: "Anggaran untuk proyek pilot dibatasi €12.000, disetujui oleh pimpinan keuangan." Sebuah pertanyaan adalah apa pun yang diajukan dan tidak diselesaikan. Tulis siapa yang diharapkan untuk menjawab dan kapan, jika itu dikatakan. Sebuah komitmen adalah janji dengan nama yang melekat, termasuk milik Anda. Sebuah kejutan adalah keranjang yang orang lewati, dan sering kali yang paling berharga: angka yang tidak Anda harapkan, keberatan yang tidak Anda antisipasi, seorang pembicara yang mengubah posisi.

Tiga atau empat baris per keranjang adalah normal. Jika keranjang kosong, itu sendiri adalah informasi. Sebuah rapat satu jam tanpa keputusan dan empat pertanyaan terbuka telah memberi tahu Anda sesuatu tentang keadaan proyek.

Tahan godaan untuk mencatat penalaran secara lengkap. Ketika kelompok memperdebatkan dua pilihan selama dua puluh menit, Anda memerlukan pilihan itu, satu alasan yang membawa argumen, dan keberatan apa pun yang ditolak tapi tidak ditarik. Itu tiga baris, bukan tiga paragraf.

Persiapkan sepuluh menit sebelumnya, dan catatan hampir menulis sendiri

Sebagian besar saran tentang pencatatan dimulai saat rapat dimulai. Keuntungan lebih awal. Sepuluh menit sebelum rapat, tulis tiga hal di bagian atas halaman: mengapa Anda hadir, apa yang perlu Anda bawa pulang, dan apa yang Anda curigai akan salah.

Baris pertama memberi tahu Anda apa yang dihitung sebagai relevan. Seorang konsultan yang hadir untuk mengkonfirmasi cakupan mendengarkan secara berbeda dari orang yang hadir untuk mempertahankan tenggat waktu. Baris kedua memberikan Anda tes di akhir: apakah saya pergi dengan itu, ya atau tidak? Baris ketiga memasok keranjang kejutan, karena Anda lebih mungkin memperhatikan kontradiksi jika Anda menuliskan ekspektasi yang bertentangan dengannya.

Jika ada agenda, salin itemnya di margin kiri dan tinggalkan ruang. Jika tidak ada, itu layak dicatat juga, dan layak diminta untuk lain kali. Sebuah rapat tanpa agenda menghasilkan catatan tanpa tulang belakang.

Kertas, laptop atau mikrofon: apa yang benar-benar dikatakan bukti

Anda pasti pernah mendengar bahwa menulis tangan mengalahkan pengetikan. Klaim itu berasal dari studi 2014 oleh Mueller dan Oppenheimer, di mana siswa yang mengetik catatan selama kuliah merekam lebih banyak kata tetapi menjawab pertanyaan konseptual dengan lebih buruk, rupanya karena pengetikan mengundang transkripsi hampir kata demi kata. Ini adalah hasil yang rapi dan itu bepergian jauh.

Itu tidak bertahan dengan baik. Replikasi kemudian yang dilaporkan dalam ringkasan Asosiasi untuk Ilmu Pengetahuan Psikologis tidak menemukan keuntungan yang dapat diandalkan untuk menulis tangan, dan replikasi dan ekstensi yang diterbitkan dalam Educational Psychology Review mencapai kesimpulan yang sama, dengan tren yang mendukung tulisan tangan yang tidak mencapai signifikansi. Apa yang bertahan adalah pelajaran yang lebih sempit: alat apa pun yang Anda gunakan, transkripsi kata demi kata adalah kebiasaan yang harus dihindari. Parafrase memaksa pilihan tentang apa yang penting, dan pilihan itu adalah pekerjaan.

Jadi jawaban praktisnya jelas. Gunakan apa yang memungkinkan Anda untuk memparafrase. Jika Anda mengetik cukup cepat untuk transkripsi, perlambat diri Anda dengan menggunakan empat keranjang, yang memaksa seleksi. Jika kertas mencegah Anda memeriksa pesan selama panggilan, gunakan kertas. Alatnya penting lebih sedikit daripada disiplin.

Mikrofon adalah pertanyaan berbeda, dan kami akan kembali ke sana.

Review sepuluh menit adalah tempat catatan menjadi berguna

Ini adalah kebiasaan dengan pengembalian terbaik. Dalam sehari rapat, beri diri Anda sepuluh menit dan pena dengan warna berbeda. Baca halaman sekali. Lakukan empat hal.

Pertama, tulis ulang setiap keputusan sebagai kalimat lengkap jika belum demikian. Kedua, ubah setiap pertanyaan terbuka dan komitmen menjadi entri dalam sistem apa pun yang benar-benar Anda gunakan untuk tugas, dengan tanggal. Ketiga, lingkari satu kejutan yang mengubah apa yang akan Anda lakukan selanjutnya. Keempat, tulis satu baris ringkasan di bagian atas: "Apa yang rapat ini ubah."

Baris terakhir ini adalah hal paling berguna di halaman. Ketika Anda mencari catatan Anda dalam empat bulan, Anda akan mencarinya. Menyorot adalah memilih. Memilih adalah memahami. Garis ringkasan adalah pilihan itu dibuat terlihat.

Jika Anda melewati review, catatan dengan cepat membusuk. Bukan karena kertas gagal, tetapi karena konteks yang membuat singkatan Anda dapat dibaca hilang. Tanda singkat yang berarti "tanyakan kepada Marta tentang klausul kontrak" pada hari Selasa dibaca sebagai kebisingan pada hari Jumat.

Alat perekaman AI membantu di mana, dan di mana mereka dengan tenang melukai

Perekaman dan transkripsi rapat telah menjadi murah, dan saya menggunakannya pada panggilan klien di mana saya memiliki izin. Kekuatan alat ini adalah kelengkapan: mereka menangkap kalimat yang Anda lewatkan saat menulis sebelumnya. Kelemahannya adalah bahwa kelengkapan itu persis kegagalan yang dijelaskan di awal. Transkripsi lengkap adalah sebelas halaman lagi, hanya lebih cepat.

Digunakan dengan baik, rekaman adalah jaring keselamatan di belakang catatan Anda sendiri, bukan pengganti untuk mereka. Ambil catatan empat keranjang Anda secara langsung. Setelah itu, periksa terhadap transkripsi untuk apa pun yang Anda lewatkan, dan gunakan transkripsi untuk mengkonfirmasi kata demi kata ketika penting, untuk angka atau komitmen yang mungkin nanti disengketakan seseorang.

Tiga peringatan dari praktik. Minta izin sebelum merekam. Di banyak yurisdiksi persetujuan adalah persyaratan hukum, dan di setiap satu itu adalah kesopanan yang mengubah cara orang-orang jujur. Periksa ringkasan otomatis terhadap transkripsi sebelum Anda mempercayainya, karena ringkasan memuluskan ketidaksepakatan dan dapat mengatribusikan keputusan kepada orang yang salah. Dan jangan biarkan daftar item tindakan alat menggantikan keranjang komitmen Anda sendiri: daftar yang dihasilkan memberi tahu Anda apa yang dikatakan, bukan apa yang disepakati.

Granola adalah yang akan saya coba pertama kali jika Anda menginginkan alat yang bekerja berdampingan dengan catatan ketik Anda sendiri daripada menggantinya. Ini mengambil catatan kasar yang Anda tulis secara langsung dan menggunakan rekaman untuk mengisi celah, yang membuat Anda dalam kebiasaan memilih.

Fathom merekam dan merangkum panggilan dengan tingkat gratis yang cocok untuk penggunaan sesekali. Ini cocok untuk orang-orang yang menghadiri banyak panggilan dan sebagian besar ingin catatan yang dapat dicari, dengan pemahaman bahwa Anda masih akan melakukan review sendiri.

Otter.ai adalah nama yang sudah lama dalam transkripsi langsung. Ini kuat pada transkripsi yang dapat dicari, dan lebih lemah jika Anda berharap itu akan memutuskan apa yang penting. Jika Anda menimbangnya terhadap yang lain, perbandingan alternatif Otter kami menetapkan pertukaran.

Rapat yang berbeda membutuhkan catatan yang berbeda

Empat keranjang bertahan di mana-mana, tetapi bobot mereka bergeser dengan jenis rapat.

Dalam rapat satu-ke-satu, keranjang komitmen mendominasi, dan itu harus mencakup apa yang orang lain janjikan kepada Anda. Tulis janji di depan mereka. Tidak ada yang keberatan, dan itu dengan tenang meningkatkan standar apa yang dijanjikan.

Dalam rapat status besar, kejutan paling penting, karena sebagian besar konten mengulangi apa yang sudah Anda ketahui. Pekerjaan Anda adalah menangkap satu item yang tidak sesuai.

Dalam wawancara atau panggilan pekerjaan lapangan, seperti yang diketahui jurnalis dan peneliti, kutipan pasti penting lebih dari parafrase. Tandai dengan jelas, catat waktu pada rekaman, dan parafrase segalanya yang lain. Campuran keduanya adalah metode.

Dalam lokakarya atau brainstorm, jangan coba merekam ide secara berurutan. Tangkap cluster dan kriteria yang digunakan kelompok untuk menggolongkannya. Peringkat adalah hasil; daftar ide hanya input.

Tempat untuk menyimpannya sehingga Anda dapat menemukannya nanti

Catatan yang baik tidak berharga jika Anda tidak dapat menemukannya. Skema paling sederhana yang pernah saya lihat berhasil adalah satu catatan per rapat, bertajuk dengan tanggal dan proyek, dengan garis ringkasan di bagian atas. Simpan mereka di satu tempat. Orang-orang yang membagi catatan antara notebook, aplikasi telepon dan dokumen bersama menghabiskan lebih banyak waktu untuk mencari daripada membaca.

Pencarian hanya setengah dari pengambilan. Setengah lainnya adalah menghubungkan: ketika keputusan menyentuh halaman proyek, tempel kalimat keputusan di sana dan hubungkan kembali ke catatan rapat. Dalam alat seperti Notion, itu dua menit dan itu berarti halaman proyek membawa sejarahnya sendiri.

Notion bekerja untuk ini jika Anda sudah tinggal di dalamnya, dan tidak ada alasan untuk mengadopsinya hanya untuk catatan rapat. Folder file bertanggal biasa melakukan pekerjaan yang sama, asalkan garis ringkasan selalu hal pertama dalam file.

Jika Anda menangani dokumen panjang serta rapat, disiplin yang sama berlaku untuk membaca: pilih pertama, rangkum kedua, simpan ketiga. Panduan kami untuk metode pencatatan Cornell mencakup satu struktur yang beradaptasi dengan baik untuk keduanya.

Apa yang harus dilakukan pada hari Senin

Pilih satu rapat berulang minggu ini. Sebelumnya, tulis tujuan Anda, hasil yang diperlukan dan risiko yang dicurigai. Selama itu, gunakan hanya empat keranjang. Dalam sehari, habiskan sepuluh menit pada review dan tulis garis ringkasan.

Lakukan itu tiga kali dan bandingkan catatan dengan apa pun yang Anda buat sebelumnya. Perbedaannya jarang tentang kecepatan tulisan tangan atau pilihan aplikasi. Itu adalah Anda berhenti merekam rapat dan mulai menyimpan jejak keputusan. Apakah Anda kemudian menambahkan alat perekaman di belakangnya adalah pertanyaan yang lebih kecil daripada yang terlihat, dan yang lebih baik untuk dijawab setelah kebiasaan ada di tempat.