Apa Itu Workflow? Definisi, Bentuk, dan Cara Menulisnya
Summary
Workflow adalah urutan langkah yang bisa diulang untuk membawa satu pekerjaan dari pemicu sampai keluaran, dengan penanggung jawab untuk setiap langkah. Workflow berbeda dari proses dalam skalanya: workflow adalah unit tugas, sedangkan proses menghubungkan beberapa workflow menuju satu tujuan. Ada tiga bentuk utama: berurutan, paralel, dan berbasis aturan. Tuliskan satu workflow dalam lima belas menit, lalu jalankan secara manual lima kali sebelum mengotomatiskannya.
Apa itu workflow? Ini adalah urutan langkah yang bisa diulang untuk membawa satu pekerjaan dari pemicu sampai hasil akhir, dengan seseorang atau sesuatu yang bertanggung jawab atas setiap langkah. Hanya itu definisinya. Sisa artikel ini membahas cara membuatnya berguna: bagaimana membedakan workflow dari proses, tiga bentuk yang biasa dijumpai, dan cara menuliskannya untuk kegiatan membaca dan menulis yang sudah Anda jalani setiap hari.
Sebuah contoh dulu. Pada suatu Senin pagi, seorang klien mengirim laporan abu-abu setebal 62 halaman beserta satu pertanyaan. Saya tidak punya waktu untuk membacanya dua kali. Yang saya lakukan berikutnya bukan improvisasi. Saya memeriksa daftar isi, mengambil ringkasan eksekutif, menandai tabel, menjalankan ekstraktor pada sisanya, mencocokkan angka yang dikutip dengan sumbernya, lalu mengirim empat baris balasan. Dilakukan dengan cara yang sama setiap kali, urutan itu adalah sebuah workflow, meskipun saya tidak pernah menyebutnya begitu.
Apa yang termasuk workflow, dan apa yang tidak?
Tiga unsur sudah cukup. Pemicu memulai pekerjaan: sebuah PDF masuk ke folder, sebuah permintaan datang, atau Jumat sore tiba. Serangkaian langkah membawanya maju dalam urutan yang sudah diketahui. Keluaran menandakan bahwa pekerjaan sudah selesai. Jika salah satu unsur itu dihilangkan, yang tersisa hanyalah kebiasaan atau harapan, bukan workflow.
Process.st menambahkan beberapa unsur lain dalam definisi workflow-nya: input, penanggung jawab untuk setiap langkah, aturan yang menentukan apa yang terjadi berikutnya, dan bukti bahwa pekerjaan sudah dilakukan. Untuk pemakaian pribadi, penanggung jawab biasanya cukup berarti "saya atau alatnya", dan bukti sering kali berupa berkas di folder yang tepat. Untuk tim, penanggung jawab sangat penting, karena langkah tanpa penanggung jawab adalah langkah yang paling sering terlewat.
Ujinya sederhana. Dapatkah rekan kerja mengulangi urutan itu tanpa harus menghubungi Anda? Jika bisa, Anda punya workflow. Jika jawabannya "tergantung suasana hati dan tab mana yang sedang terbuka", yang Anda punya sebenarnya adalah preferensi.
Apakah workflow sama dengan proses?
Mirip, tetapi tidak identik, dan perbedaannya terutama soal skala. Zapier membedakannya begini: workflow adalah urutan tingkat tugas untuk satu pekerjaan, sedangkan proses adalah struktur yang lebih panjang dan berorientasi tujuan, yang menyambungkan beberapa workflow sekaligus.
Ambil contoh tinjauan pustaka. Prosesnya adalah keseluruhan tinjauan, dari pertanyaan sampai bab yang dikirim. Di dalamnya ada beberapa workflow: mencari makalah calon, menyaring abstrak, memindahkan temuan ke dalam tabel, dan memeriksa kutipan. Masing-masing punya pemicu dan keluarannya sendiri. Proses adalah jalannya, dan workflow adalah ruas-ruas yang benar-benar Anda lalui.
Sebagian penulis memakai kedua kata itu bergantian, dan dalam percakapan santai hal itu tidak menjadi masalah. Perbedaannya baru berguna ketika Anda harus memutuskan apa yang akan dituliskan. Dokumentasikan workflow, yaitu unit kecil yang bisa diulang. Biarkan proses sebagai peta tentang bagaimana unit-unit itu saling terhubung.
Tiga bentuk workflow
Sebagian besar workflow termasuk salah satu dari tiga bentuk berikut. Mengenali bentuknya akan menghemat banyak waktu yang biasanya habis untuk merancang secara berlebihan.
Berurutan. Langkah kedua dimulai ketika langkah pertama selesai, dan seterusnya sampai akhir. Membaca makalah untuk seminar adalah contoh yang baik: abstrak, gambar, metode, diskusi, lalu catatan. Bentuk inilah yang paling mudah dituliskan dan paling baik dijadikan titik awal.
Paralel. Beberapa langkah berjalan bersamaan dan bertemu lagi di akhir. Sebuah tim yang menyiapkan laporan mungkin punya satu orang yang mengekstrak data, satu lagi yang memeriksa sumber, dan satu lagi yang menulis draf, dengan satu titik penggabungan sebelum tinjauan. Risikonya ada pada penggabungan itu. Pekerjaan paralel tanpa titik temu yang disepakati akan melenceng pelan-pelan.
Berbasis aturan. Jalurnya berubah tergantung isi pekerjaan. Artikel pendek langsung masuk ke catatan Anda. Laporan panjang masuk ke peringkas terlebih dahulu. Makalah dengan klaim statistik yang hendak Anda kutip harus diperiksa secara manual terhadap sumbernya. Bentuk inilah yang paling sering muncul dalam workflow membaca yang nyata, karena dokumen tidak pernah seragam.
Perhatikan bahwa tidak satu pun dari bentuk ini membutuhkan perangkat lunak. Kartu yang ditempel di samping monitor pun bisa memuatnya. Perangkat lunak baru masuk ke dalam gambaran ketika volume pekerjaan membuat pengulangan menjadi mahal.
Bagaimana menuliskannya dalam lima belas menit?
Pilih satu pekerjaan yang Anda lakukan setidaknya tiga kali bulan ini. Bukan yang paling penting, cukup yang berulang. Lalu isi lima baris berikut.
Pemicu: apa yang memulainya? "Ada PDF baru di folder kotak masuk."
Input: apa yang harus ada di meja? "PDF, pertanyaan dari klien, templat kutipan saya."
Langkah: kata kerja, berurutan, lima sampai delapan.
Keputusan: di mana jalurnya bercabang? "Jika lebih dari 30 halaman, ringkas dulu."
Keluaran: seperti apa wujud selesai? "Empat baris balasan kepada klien, dengan nomor halaman."
Jangan dipoles. Tulis dari ingatan pada percobaan pertama, lalu jalankan sekali dengan dokumen sungguhan dan perbaiki bagian yang terlupa. Kebanyakan orang menemukan bahwa langkah yang tadinya dianggap sudah jelas justru yang diam-diam mereka lewati ketika sedang lelah. Penemuan itulah nilai utama dari latihan ini.
Satu catatan soal panjang. Workflow dengan lima belas langkah biasanya adalah dua workflow yang berpura-pura menjadi satu. Potonglah di titik ketika keluaran satu bagian bisa berdiri sendiri.
Di mana alat AI cocok dalam sebuah workflow?
Di level langkah, bukan di level keseluruhan. Ini kesalahan yang paling sering kami temui: seseorang mengadopsi peringkas AI dan mengira itulah workflow-nya. Padahal alat itu hanya satu langkah di dalamnya, biasanya langkah "reduksi" yang berada di antara "kumpulkan" dan "periksa".
Workflow membaca yang masuk akal dengan peringkas kurang lebih seperti ini: kumpulkan sumber, saring berdasarkan judul dan abstrak, jalankan dokumen panjang melalui peringkas, periksa setiap angka yang ingin Anda kutip terhadap aslinya, lalu simpan hasilnya bersama sumbernya. Alat itu memadatkan. Anda tetap yang memutuskan mana yang penting, dan Anda pula yang memverifikasinya.
Verifikasi layak mendapat baris tersendiri karena itulah langkah yang paling dulu dilewatkan orang. Sebuah ringkasan bisa terdengar lancar sekaligus keliru pada sebuah angka. Menjaga pemeriksaan sebagai langkah yang diberi nama, dengan penanggung jawab (Anda), adalah yang membedakan workflow yang menghemat waktu dari workflow yang diam-diam menghasilkan kesalahan. Jika Anda membutuhkan alat yang menjaga tautan ke kalimat asli, seperti NotebookLM, pemeriksaan itu menjadi satu klik, bukan sebuah pencarian.
Alat mana yang membantu, dan mana yang berlebihan?
Jangan pasang perangkat lunak workflow sebelum Anda punya workflow tertulis yang sudah Anda jalankan secara manual setidaknya lima kali. Mengotomatiskan urutan yang belum stabil hanya membuat kesalahannya terjadi lebih cepat.
Setelah stabil, sesuaikan alatnya dengan bentuk workflow. Untuk rutinitas membaca yang berurutan, aplikasi baca-nanti yang menyimpan sorotan sudah cukup. Readwise Reader dibangun di sekitar loop yang persis seperti itu: menangkap, menyorot, lalu meninjau ulang.
Untuk catatan yang perlu saling terhubung lintas proyek, aplikasi catatan berbasis berkas lokal melakukan pekerjaannya tanpa meminta Anda mengadopsi sebuah platform. Obsidian adalah pilihan yang umum di kalangan peneliti yang kami kenal, terutama karena berkasnya tetap menjadi milik Anda.
Untuk pekerjaan berbasis aturan atau paralel yang menyentuh beberapa aplikasi, seperti memasukkan setiap PDF baru ke folder yang tepat lalu memberi kabar kepada rekan, layanan otomatisasi layak dipertimbangkan. Zapier adalah pintu masuk yang paling umum, dan wajar untuk mulai dengan satu pemicu dan satu aksi sebelum membangun sesuatu yang lebih besar.
Lewati ruang kerja serba-guna jika masalah Anda sebenarnya adalah volume bacaan. Ruang kerja mengatur apa yang sudah Anda baca. Ia tidak mengurangi apa yang harus Anda baca.
Apa yang salah, dan bagaimana mengenalinya?
Ada tiga pola kegagalan yang terus berulang.
Pertama, langkah yang tak terlihat. Sebuah langkah hidup di kepala satu orang, sehingga ketika orang itu pergi, workflow berhenti, atau lebih buruk, terus berjalan tanpa langkah tersebut. Perbaikannya bersifat mekanis: tuliskan setiap langkah, termasuk yang terasa terlalu jelas.
Kedua, keluaran yang hilang. Workflow berjalan, tetapi tidak ada yang bisa memastikan apa arti "selesai", sehingga pekerjaan terus kembali berputar. Definisikan keluaran sebagai sesuatu yang bisa Anda tunjuk: sebuah berkas, sebuah tabel, atau pesan empat baris.
Ketiga, workflow yang sudah usang. Dulu ia tepat untuk dokumen yang Anda tangani tahun lalu, tetapi kini tidak lagi cocok untuk dokumen yang Anda tangani sekarang. Tinjau ulang setiap kali sebuah langkah terasa seperti gesekan, dan hapus langkah yang tidak lagi mengubah hasil. Workflow yang hanya terus bertambah adalah daftar periksa yang tidak pernah dibaca siapa pun.
Contoh kerja: satu laporan, enam langkah
Agar lebih konkret, berikut laporan hari Senin tadi, ditulis sebagai workflow.
Pemicunya: sebuah PDF lebih dari 30 halaman datang beserta sebuah pertanyaan. Langkah pertama, baca daftar isi dan ringkasan eksekutif, lalu catat pertanyaan yang diklaim penulis untuk dijawab. Langkah kedua, tandai tabel dan gambar yang menyentuh pertanyaan klien. Langkah ketiga, jalankan teks lengkap melalui peringkas dan minta poin-poin yang terkait dengan pertanyaan itu, disertai rujukan halaman. Langkah keempat, buka dokumen asli pada setiap rujukan halaman dan konfirmasi angka serta kata-katanya. Langkah kelima, masukkan poin yang sudah terkonfirmasi ke dalam balasan empat baris. Langkah keenam, simpan PDF, ringkasan, dan balasan bersama-sama di bawah nama klien.
Keluarannya adalah balasan yang bisa ditindaklanjuti klien, dan sebuah folder yang bisa dibuka rekan kerja bulan depan lalu langsung dipahami. Total waktunya, setelah sering dilatih, sedikit kurang dari satu jam untuk dokumen yang dulu menghabiskan satu pagi penuh. Kami tidak akan menyebutnya dramatis. Ini hanyalah hasil yang terjadi ketika langkah yang sama dikerjakan dengan urutan yang sama, dan alat hanya diberi tugas yang memang ia kerjakan dengan baik.
Tulis satu workflow, bukan sepuluh. Pilih pekerjaan berulang yang paling mengganggu Anda, isi lima baris tadi, lalu jalankan pada dokumen sungguhan berikutnya. Ubah apa pun yang rusak. Setelah percobaan ketiga, putuskan apakah sebuah alat layak masuk ke dalamnya.
"Apa itu workflow" adalah pertanyaan dengan jawaban singkat dan praktik yang panjang. Jawaban singkatnya muat dalam satu kalimat. Praktiknya adalah kartu di meja Anda yang menyebutkan apa yang memulai pekerjaan, apa yang Anda lakukan, dan seperti apa wujud selesainya. Dari rutinitas berulang Anda, mana yang akan Anda tuliskan lebih dulu?