Was ist ein Workflow? Definition, Formen und Beispiel

Was ist ein Workflow? Eine wiederholbare Abfolge von Schritten, die eine Arbeit von einem Auslöser bis zu einem fertigen Ergebnis führt, wobei für jeden Schritt jemand oder etwas verantwortlich ist. Mehr braucht die Definition nicht. Der Rest dieses Artikels zeigt, wie sich ein Workflow von einem Prozess unterscheidet, welche drei Formen er annehmen kann und wie Sie ihn für das Lesen und Schreiben aufschreiben, das Sie ohnehin erledigen.

Eine Szene zuerst. Ein Auftraggeber schickt mir an einem Montagmorgen einen 62 Seiten langen Bericht aus der sogenannten grauen Literatur, dazu eine Frage. Zweimal lesen kann ich mir nicht leisten. Was ich dann tue, ist keine Improvisation: Ich sehe das Inhaltsverzeichnis durch, ziehe die Zusammenfassung heraus, markiere die Tabellen, lasse einen Extraktor über den Rest laufen, prüfe die zitierten Zahlen gegen die Quelle und schreibe vier Zeilen zurück. Wird das jedes Mal auf dieselbe Weise getan, ist diese Abfolge ein Workflow, auch wenn ich ihn nie so nenne.

Was zählt als Workflow, und was nicht?

Drei Bestandteile genügen. Ein Auslöser startet die Arbeit: eine PDF landet im Ordner, eine Anfrage kommt herein, es ist Freitagnachmittag. Eine Reihe von Schritten bringt sie in einer bekannten Reihenfolge voran. Ein Ergebnis zeigt, dass die Arbeit abgeschlossen ist. Fehlt eines dieser Elemente, bleibt eine Gewohnheit oder ein Wunsch, aber kein Workflow.

Process.st nennt in seiner Definition eines Workflows einige weitere Elemente: Eingaben, Verantwortliche für jeden Schritt, Regeln, die bestimmen, was als Nächstes geschieht, und Nachweise, dass die Arbeit erledigt wurde. Für den persönlichen Gebrauch fallen die Verantwortlichen meist mit „ich oder das Werkzeug“ zusammen, und der Nachweis ist oft eine Datei am richtigen Ort. In einem Team sind die Verantwortlichen dagegen entscheidend, denn ein Schritt ohne Verantwortliche ist genau der Schritt, der übersprungen wird.

Der praktische Test lautet: Kann eine Kollegin die Abfolge wiederholen, ohne Sie zu fragen? Wenn ja, haben Sie einen Workflow. Lautet die Antwort dagegen „das hängt von meiner Tagesform ab und davon, welcher Tab gerade offen ist“, haben Sie eine Vorliebe.

Ist ein Workflow dasselbe wie ein Prozess?

Nah verwandt, aber nicht identisch, und der Unterschied liegt vor allem im Maßstab. Zapier beschreibt ihn in seinem Vergleich von Workflows und Prozessen so: Ein Workflow ist die aufgabenbezogene Abfolge für einen einzelnen Auftrag, ein Prozess dagegen die längere, zielorientierte Struktur, die mehrere Workflows miteinander verbindet.

Nehmen Sie eine Literaturrecherche. Der Prozess ist die ganze Arbeit, von der Forschungsfrage bis zum eingereichten Kapitel. Darin liegen mehrere Workflows: Kandidatenpapiere finden, Abstracts sichten, Befunde in eine Tabelle übertragen, Literaturangaben prüfen. Jeder hat seinen eigenen Auslöser und sein eigenes Ergebnis. Der Prozess ist die Straße, die Workflows sind die Strecken, die Sie tatsächlich gehen.

Im Alltag helfen zwei Fragen weiter: Wie viele Entscheidungen fallen unterwegs, und wie viele Menschen müssen zusammenwirken? Sind beide Antworten klein, sprechen Sie zu Recht von einem Workflow. Sind beide groß, haben Sie fast immer einen Prozess vor sich, der aus mehreren Workflows besteht.

Manche Schreibenden verwenden beide Begriffe synonym, und im Gespräch ist das unproblematisch. Die Unterscheidung lohnt sich erst, wenn Sie entscheiden, was Sie aufschreiben. Dokumentieren Sie den Workflow, die kleine, wiederholbare Einheit. Den Prozess belassen Sie als Landkarte, auf der diese Einheiten miteinander verbunden sind.

Die drei Formen eines Workflows

Die meisten Workflows fallen in eine dieser drei Formen. Wenn Sie wissen, mit welcher Sie es zu tun haben, ersparen Sie sich viel unnötige Komplexität.

Sequenziell. Schritt zwei beginnt, wenn Schritt eins endet, und so weiter bis zum Ziel. Ein Text für ein Seminar zu lesen ist ein gutes Beispiel: Abstract, Abbildungen, Methode, Diskussion, Notizen. Diese Form lässt sich am leichtesten aufschreiben und ist deshalb der beste Einstieg.

Parallel. Mehrere Schritte laufen gleichzeitig und führen am Ende wieder zusammen. Ein Forschungsteam, das einen Bericht vorbereitet, hat vielleicht eine Person, die Daten extrahiert, eine zweite, die Quellen prüft, und eine dritte, die entwirft, mit einem Zusammenführungspunkt vor der Durchsicht. Das Risiko liegt in dieser Zusammenführung: Parallele Arbeit ohne vereinbarten Treffpunkt läuft auseinander.

Regelbasiert. Der Weg hängt davon ab, was die Arbeit enthält. Ein kurzer Artikel geht direkt in Ihre Notizen. Ein langer Bericht läuft zuerst durch einen Zusammenfasser. Eine Arbeit mit einer statistischen Behauptung, die Sie zitieren wollen, wird manuell an der Quelle geprüft. Diese Form landen die meisten echten Leseworkflows am Ende, weil Dokumente nicht einheitlich sind.

Keine dieser Formen braucht Software. Eine Karte, die am Monitor klebt, kann jede davon abbilden. Software kommt erst ins Spiel, wenn das Volumen die Wiederholung teuer macht.

Wie schreibt man einen Workflow in fünfzehn Minuten auf?

Wählen Sie eine Aufgabe, die Sie in diesem Monat mindestens dreimal erledigt haben. Nicht die wichtigste, nur eine wiederkehrende. Dann füllen Sie fünf Zeilen aus:

1. Auslöser: Was startet die Arbeit? „Eine neue PDF im Eingangsordner.“

2. Eingaben: Was brauchen Sie auf dem Tisch? „Die PDF, die Frage des Kunden, meine Zitiervorlage.“

3. Schritte: Die Tätigkeiten in Reihenfolge, fünf bis acht Stück.

4. Entscheidungen: Wo teilt sich der Weg? „Bei mehr als 30 Seiten zuerst zusammenfassen.“

5. Ergebnis: Woran erkennen Sie, dass es fertig ist? „Vier Zeilen an den Kunden, mit Seitenangaben.“

Nicht polieren. Schreiben Sie das Ganze beim ersten Mal aus dem Gedächtnis auf und lassen Sie es dann einmal an einem echten Dokument laufen, um zu korrigieren, was Sie vergessen haben. Die meisten Menschen entdecken dabei, dass ein Schritt, den sie für selbstverständlich hielten, genau jener ist, den sie bei Müdigkeit still auslassen. Diese Entdeckung ist der eigentliche Nutzen der Übung.

Ein kurzes Wort zur Länge: Ein Workflow mit fünfzehn Schritten ist meist zwei Workflows, die so tun, als wären sie einer. Schneiden Sie dort, wo das Ergebnis eines Teils für sich allein stehen könnte.

Wo gehören KI-Werkzeuge in einen Workflow?

An einen Schritt, niemals an das Ganze. Das ist der Fehler, den wir am häufigsten sehen: Jemand setzt einen KI-Zusammenfasser ein und erwartet, dass er selbst der Workflow ist. Tatsächlich ist er ein Schritt darin, typischerweise der Schritt „verdichten“ zwischen „sammeln“ und „prüfen“.

Ein sinnvoller Leseworkflow mit einem Zusammenfasser sieht so aus: Quellen sammeln, nach Titel und Abstract sortieren, die langen Texte durch den Zusammenfasser schicken, jede Zahl, die Sie zitieren wollen, am Original prüfen und das Ergebnis mit der Quelle abgelegt speichern. Das Werkzeug verdichtet. Entscheiden, was zählt, und überprüfen müssen Sie weiterhin selbst.

Die Prüfung verdient eine eigene Zeile, weil sie der Schritt ist, den Menschen zuerst streichen. Eine Zusammenfassung kann flüssig klingen und bei einer Zahl falsch sein. Wenn die Prüfung als benannter Schritt mit einem Verantwortlichen erhalten bleibt, unterscheidet sich ein Workflow, der Zeit spart, von einem, der still Fehler produziert. Ein Werkzeug wie NotebookLM, das die Verbindung zur ursprünglichen Textstelle hält, macht die Prüfung zu einem Klick statt zu einer Suche.

Welche Werkzeuge helfen, und welche sind überdimensioniert?

Verzichten Sie auf Workflow-Software, bis Sie einen schriftlichen Ablauf haben, den Sie mindestens fünfmal von Hand ausgeführt haben. Einen Ablauf zu automatisieren, den Sie noch nicht stabilisiert haben, macht nur die Fehler schneller.

Ist er stabil, passen Sie das Werkzeug zur Form. Für eine sequenzielle Leseroutine reicht eine Read-it-later-App, die Markierungen behält. Readwise Reader ist genau auf diese Schleife aus Erfassen, Markieren und Wiederdurchgehen zugeschnitten.

Für Notizen, die über Projekte hinweg miteinander verknüpft sein sollen, erledigt eine lokal gespeicherte Notiz-App die Aufgabe, ohne dass Sie eine Plattform übernehmen müssen. Obsidian ist unter den Forschenden, mit denen wir sprechen, die übliche Wahl, vor allem weil die Dateien bei Ihnen bleiben.

Für regelbasierte oder parallele Arbeit, die mehrere Apps berührt, etwa jede neue PDF im richtigen Ordner abzulegen und eine Kollegin zu benachrichtigen, lohnt sich ein Automatisierungsdienst. Zapier ist der übliche Einstieg, und es ist vernünftig, mit einem Auslöser und einer Aktion zu beginnen, bevor Sie etwas Größeres bauen.

Bevor Sie ein Werkzeug auswählen, prüfen Sie drei Dinge: ob es genau den Schritt, den Sie wirklich brauchen, besser macht als Ihre bisherige Methode, ob Sie die Daten jederzeit exportieren können und ob Sie es nach einem Monat noch benutzen würden. Die letzte Frage ist unbequem, aber sie trennt Werkzeuge, die einen Platz verdienen, von solchen, die nur neugierig gemacht haben.

Verzichten Sie auf den Alles-in-einem-Arbeitsbereich, wenn Ihr eigentliches Problem das Lesevolumen ist. Ein Arbeitsbereich ordnet, was Sie bereits gelesen haben. Er verringert nicht, was Sie noch lesen müssen.

Was geht schief, und woran merkt man es?

Vier Fehlermuster kehren immer wieder.

Das erste ist der unsichtbare Schritt. Er lebt im Kopf einer einzelnen Person, sodass der Workflow stoppt, sobald diese Person fehlt, oder, schlimmer, ohne ihn weiterläuft. Die Abhilfe ist mechanisch: Schreiben Sie jeden Schritt auf, auch den, der zu offensichtlich wirkt.

Das zweite ist das fehlende Ergebnis. Der Workflow läuft, aber niemand kann sagen, was „fertig“ bedeutet, also kreist die Arbeit zurück. Definieren Sie das Ergebnis als etwas, auf das Sie zeigen können: eine Datei, eine Tabelle, eine Nachricht mit vier Zeilen.

Das dritte ist der veraltete Workflow. Er passte zu den Dokumenten, die Sie letztes Jahr bearbeitet haben, und passt nicht zu denen von heute. Prüfen Sie ihn immer dann, wenn ein Schritt sich wie Reibung anfühlt, und streichen Sie Schritte, die das Ergebnis nicht mehr verändern. Ein Workflow, der nur wächst, ist eine Checkliste, die niemand liest.

Das vierte ist der übersehene Ausnahmefall. Der Ablauf funktioniert für den Normalfall und bricht bei der Ausnahme: ein Dokument ohne Seitenzahlen, eine Quelle hinter einer Bezahlschranke, eine Sprache, die der Zusammenfasser nicht sicher beherrscht. Notieren Sie die Ausnahmen, die Sie bereits erlebt haben, direkt im Workflow, zusammen mit dem Vermerk, was dann zu tun ist. So verliert die Ausnahme ihren Schrecken, und Sie müssen nicht jedes Mal neu entscheiden.

Ein Beispiel: ein Bericht, sechs Schritte

Um es konkret zu machen, hier der Montagsbericht noch einmal, als Workflow beschrieben.

Auslöser: Eine PDF mit mehr als 30 Seiten kommt mit einer Frage an. Schritt eins: Lesen Sie das Inhaltsverzeichnis und die Zusammenfassung und notieren Sie die Frage, die die Autorinnen und Autoren zu beantworten behaupten. Schritt zwei: Markieren Sie die Tabellen und Abbildungen, die die Frage des Kunden berühren. Schritt drei: Lassen Sie den gesamten Text durch einen Zusammenfasser laufen und bitten Sie ihn um Aussagen zu dieser Frage, jeweils mit Seitenverweis. Schritt vier: Öffnen Sie das Original an jeder Seitenangabe und prüfen Sie Zahlen und Wortlaut. Schritt fünf: Übernehmen Sie die bestätigten Aussagen in eine Antwort mit vier Zeilen. Schritt sechs: Legen Sie die PDF, die Zusammenfassung und die Antwort gemeinsam unter dem Namen des Kunden ab.

Ergebnis: eine Antwort, mit der der Kunde arbeiten kann, und ein Ordner, den eine Kollegin im nächsten Monat öffnen und verstehen kann. Die Gesamtzeit liegt, wenn der Ablauf geübt ist, knapp unter einer Stunde für ein Dokument, das früher einen ganzen Vormittag gefressen hat. Dramatisch finden wir das nicht. Es ist schlicht das Ergebnis, wenn dieselben Schritte in derselben Reihenfolge erledigt werden und das Werkzeug nur die Aufgabe bekommt, die es gut erledigt.

Schreiben Sie einen Workflow auf, nicht zehn. Wählen Sie die wiederkehrende Aufgabe, die Sie am meisten ärgert, füllen Sie die fünf Zeilen aus und führen Sie sie am nächsten echten Dokument aus. Ändern Sie, was nicht funktioniert. Entscheiden Sie nach dem dritten Durchlauf, ob ein Werkzeug einen Platz darin verdient.

„Was ist ein Workflow“ ist eine Frage mit einer kurzen Antwort und einer langen Praxis. Die kurze Antwort passt in einen Satz. Die Praxis ist eine Karte auf Ihrem Schreibtisch, die sagt, was die Arbeit startet, was Sie tun und woran Sie erkennen, dass sie fertig ist. Welche Ihrer wiederkehrenden Aufgaben würden Sie als Erstes aufschreiben?